Perbedaan Pengadaan Barang dan Jasa dengan Pembelian Barang dan Jasa

Menjawab pertanyaan berdasarkan postingan instagram @pphbi (diposting tanggal 30 November 2020).

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mempunyai peran penting dalam menyukseskan pembangunan nasional dalam rangka peningkatan pelayanan publik baik pusat maupun daerah. Menurut Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah disebutkan bahwa Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementrian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.

Berbeda dengan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, pada dunia bisnis juga terdapat beberapa perusahaan yang melakukan aktivitas pengadaan barang/jasa, maka tidak heran bahwa kita sering mendengar kata procurement dan purchasing. Kedua padanan kata tersebut jika dalam bahasa Indonesia maka kita dapat menemukan bahwa procurement berarti pengadaan dan pucrchasing berarti pembelian. Tidak dapat dipungkiri bahwa pada umumnya masih banyak orang yang sangat sulit dalam membedakan antara apa itu pengadaan (procurement) dan pembelian (purchasing). Hal ini terjadi karena pengadaan (procurement) dan pembelian (purchasing) memang saling berkaitan karena kedua hal ini merupakan bagian dari transaksi.

Pada dasarnya, bergantung pada besar kecilnya produk yang dibeli dan birokrasi perusahaan, pengadaan (procurement) terdiri tiga tahapan, yakni :

Proses pengadaan (procurement) itu sendiri dimulai dari perencanaan strategis, pengadaan tender, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak perjanjian kerjasama, penilaian barang atau jasa yang akan terpilih, pembelian barang atau jasa, penerimaan barang atau jasa, proses pembayaran kepada vendor, dan penilaian kinerja vendor. Sedangkan proses dalam pembelian (purchasing) berawal dari aktivitas pemilihan vendor, pemesanan barang, penerimaan DO (Delivery Order) dan memantau pesanan, menerima barang dan melakukan pemeriksaan, pengecekan 3 arah: Invoice dan DO (Delivery Order) dan pembayaran tagihan/faktur. Dapat kita lihat dari kedua proses berikut, bahwa pembelian (purchasing) merupakan salah satu tahapan dari pengadaan (procurement) barang dan jasa, dimana pembelian (purchasing) ada di dalam proses pengadaan (procurement) tersebut.

Misalnya suatu perusahaan yaitu PT.X ingin melakukan pengadaan barang dan jasa. Perusahaan tersebut akan mengidentifikasi apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan terlebih dahulu. Selanjutnya untuk mencari kandidat penjual barang dan jasa terbaik melalui pembukaan tender kepada supplier atau vendor. Dalam hal ini perusahaan tentunya ingin memilih untuk mendapatkan kandidat dengan harga termurah dan kualitas terbaik. Setelah itu akan dilanjutkan dengan negosiasi, pembuatan kontrak perjanjian, hingga diakhiri dengan penilaian kerja vendor. Hal inilah yang disebut dengan proses pengadaan barang dan jasa atau procurement. Kemudian ketika perusahaan akan melakukan pengadaan barang dan jasa, maka termasuk juga di dalamnya proses pembelian. Perusahaan akan memesan, memeriksa, dan membayar tagihan/faktur barang dan jasa tersebut. Proses inilah yang disebut dengan pembelian atau purchasing. Perlu diingat bahwa pengadaan (procurement) dimulai melalui proses pembelian (purchasing) dan diakhiri dengan memastikan bahwa barang sampai di tempat. Sedangkan pembelian (purchasing) hanya sampai proses pembayaran tagihan/faktur dilakukan.

Berdasarkan hal di atas, dapat disimpulkan pula bahwa ruang lingkup pengadaan (procurement) lebih luas dibandingkan pembelian (purchasing), karena pembelian (purchasing) hanya melingkupi pada proses pembelian saja. Hal ini juga menjadi perbedaan antara strategi pada pengadaan (procurement) dan pembelian (purchasing), dimana strategi pada pembelian (purchasing) adalah pemesanan, percepatan dan pemenuhan pembayaran, sedangkan strategi pengadaan (procurement) lebih kepada pemenuhan kebutuhan, pencarian supplier dan pembuatan kontrak.